Preferentemente deberían instalarse sistemas de reconocimiento de huella dactilar que no tengan que almacenar el dato biométrico
El registro diario de la jornada supone la recogida y el tratamiento de datos personales de los empleados, cuya protección tiene que garantizarse por las empresas, conforme a la Ley de Protección de Datos Personales (LPD) y su Reglamento (RGPD).
Antes de la implantación del registro de la jornada, la empresa ha de considerar los requerimientos legales en la materia, siendo recomendable que cuente con el asesoramiento de personal con conocimientos especializados desde la etapa más temprana posible (delegado de protección de datos). Este personal experto ayudará a la dirección de la empresa a adoptar medidas proactivas, y también preventivas que identifiquen riesgos antes de que se materialicen, para así tomar las precauciones adecuadas.
Para la implementación del registro de jornada no se precisa el consentimiento del trabajador, siendo legitimación suficiente la propia norma laboral. Las empresas han de decidir cuál es la mejor solución para el registro de la jornada. El sistema biométrico de control de presencia es un sistema muy utilizado, especialmente el sistema de fichaje mediante huella dactilar. Parece que la biometría es la única llave que no se puede falsificar, copiar o perder. Cuando se trata datos de especial protección, como los datos biométricos, las empresas ponderarán con carácter previo a la implantación del registro la necesaria proporcionalidad del sistema de control a elegir, analizarán el riesgo y garantizarán las medidas adecuadas. No sería lícito que la empresa recogiera y almacenara más datos personales de los trabajadores de los que realmente fueran necesarios para los fines de control diario de la jornada. Al respecto, la AEPD en diferentes informes, ha señalado que en caso de ser posible debieran instalarse preferentemente “sistemas de reconocimiento de huella dactilar” que no tengan que almacenar el dato biométrico (por ejemplo, una tarjeta inteligente que se contrastase con la huella y se mantuviera siempre en poder del trabajador). Así la empresa no tendría almacenado el dato biométrico.
El sistema biométrico de control de presencia es uno de los posibles a implantar por el empleador; otros serían el acceso a dispositivos digitales o el uso de sistemas de videovigilancia o de geolocalización. Cualquiera que sea el sistema de control que el empleador utilice, previamente deberá ponderar su proporcionalidad, analizando el riesgo o, en su caso, evaluando el impacto y adoptando las medidas de seguridad adecuadas.
El trabajador podrá presentar una reclamación si considera que se ha vulnerado la normativa en relación al tratamiento de sus datos personales ante la Autoridad de Control (AEPD o a las autoridades autonómicas competentes) y tendrá derecho tanto a acudir a los tribunales de justicia como a solicitar una indemnización por los daños y perjuicios materiales o inmateriales causados como consecuencia de la infracción.
Si se tratara de posibles infracciones de otros empleados, el trabajador puede igualmente poner en conocimiento de la empresa la existencia de esas conductas a través de una denuncia interna, debiendo la propia empresa poner a disposición de los trabajadores canales o circuitos para su tramitación junto con medidas que garanticen la confidencialidad.
