Se plantean a continuación algunos casos específicos sobre la legitimación del empresario para el tratamiento de los datos personales en el ámbito laboral sobre los que se ha pronunciado la Agencia española de Protección de Datos. En el ámbito laboral se plantean algunos casos específicos en los que debe atenderse al criterio de la AEPD.
En relación con los datos de salud y justificantes de ausencia laboral, la AEPD ha indicado que “no existe ninguna ley que habilite al empresario a tratar los datos de salud de los trabajadores o sus familiares”. Por tanto, únicamente con el consentimiento explícito de los afectados podrían tratarse estos datos de salud.
Cabe indicar que no tendrá la consideración de dato de salud el hecho de que el justificante señale que la “ausencia laboral se debe a una hospitalización o a una intervención quirúrgica sin hospitalización”.
A este respecto deben tenerse en cuenta dos consideraciones. La AEPD indica también que “el tratamiento de estos datos debe observar los principios establecidos en el Reglamento General de Protección de Datos (2018), en particular los de minimización, limitación de la finalidad y minimización de la conservación” (AEPD, p. 3).
En relación al acceso del comité de empresa al listado de trabajadores beneficiarios de la acción social, la AEPD ha indicado que “esta cesión únicamente podría entenderse amparada en caso de que se produjera en el ámbito de las funciones desarrolladas por los Delegados de Personal o el Comité de Empresa (según sea uno u otro el órgano de representación de los trabajadores), al encontrarse reconocido por el Estatuto de los Trabajadores el derecho de los representantes de los trabajadores, principalmente en el artículo 64, a acceder a determinados datos de los trabajadores en el ámbito de sus competencias”.
En relación a las tarjetas identificativas de los trabajadores, la AEPD ha indicado que “esta información debería proporcionarse sin identificar a la persona afectada a fin de mantener su privacidad, si bien podría transmitirse a requerimiento de las autoridades competentes, en particular las sanitarias”.
En lo referido a los antecedentes penales de los candidatos a un puesto de trabajo, la AEPD ha indicado que “no es legalmente posible exigir a los candidatos a un puesto de trabajo un certificado de antecedentes penales, que no puede ser objeto de tratamiento salvo en aquellos supuestos excepcionales en que, autorizados por una Ley y con las debidas garantías, se contemple dicha medida”.
Por tanto, únicamente si existe una previsión legal al respecto podrán tratarse datos relativos a antecedentes penales. Así ocurre, por ejemplo, en el caso del sector de distribución de seguros en lo referido al requisito de honorabilidad, que se aplica también en otros sectores. Esto implica que se requiere una previsión legal que daría lugar a una obligación legal exigible al responsable del tratamiento y al cumplimiento de los demás principios de legitimación del tratamiento.
En relación a la publicación en el tablón de anuncios de la empresa del listado de productividad de cada empleado identificándolo con número de matrícula, esta es una cuestión sobre la que se ha pronunciado el Gabinete Jurídico de la AEPD (Informe Jurídico 0183/2018). Así, ha concluido que puede basarse en el interés legítimo de la empresa habiéndose adoptado garantías adecuadas como medidas técnicas y organizativas apropiadas “para evitar el acceso al resto de datos personales y la identificación individual de cada trabajador por personas no autorizadas”.
